REGULAMIN UCZESTNICTWA

KONFERENCJE TECHNICZNE AXON MEDIA 2024

§ 1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie wobec uczestników konferencji, których Organizatorem jest firma Axon Media Group Sp. z o.o. Sp.k. z siedzibą w Warszawie.

2. Konferencje odbywają się w terminach i miejscach określonych przez Organizatora.

3. Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

     Organizator: Axon Media Group Sp. z o.o. Sp.k. z siedzibą w Warszawie przy ul. Skarbka z Gór 41/20, 03-287 Warszawa, NIP: 5242766346, REGON: 147079832.

     Uczestnik: osoba fizyczna, wskazana jako uczestnik w Formularzu zgłoszeniowym.

     Osoba Zgłaszająca: osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub osoba prawna zawierająca z Organizatorem umowę o uczestnictwo w konferencji w swoim imieniu na rzecz Uczestników wskazanych w Formularzu zgłoszeniowym. Osoba zgłaszająca może być sama Uczestnikiem konferencji.

     Formularz zgłoszeniowy: formularz dostępny na stronie internetowej wybranej konferencji, za pomocą którego następuje Rejestracja.

     Rejestracja: złożenie przez Osobę Zgłaszającą Organizatorowi oświadczenia o uczestnictwie Uczestnika/ów w wybranej konferencji. W procesie Rejestracji następuje zawarcie przez Osobę Zgłaszającą umowy z Organizatorem o uczestnictwo w konferencji.

     Partner konferencji: osoba fizyczna lub prawna, która zawarła z Organizatorem umowę na świadczenie usług w ramach wybranej konferencji.

4. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w konferencji i obowiązują wszystkich jej Uczestników.

5. Dostęp do Regulaminu każdy Uczestnik może uzyskać w dowolnym momencie, poprzez wejście w link „Regulamin” umieszczony na stronie https://www.axonmedia.pl/regulamin_uczestnicy.

6. Wszelkie zmiany w Regulaminie będą podawane do wiadomości publicznej, poprzez zamieszczenie ich na stronie www Organizatora. Zmiany Regulaminu nie dotyczą już zawartych zgłoszeń do udziału w konferencji, chyba że wynika to ze zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa

§ 2

REJESTRACJA

1. Warunkiem udziału w konferencji jest wypełnienie w Formularzu zgłoszeniowym wszystkich wymaganych danych koniecznych do rejestracji Uczestnika.

2. Informacje zawarte w Formularzu zgłoszeniowym powinny być zgodne z prawdą, aktualne oraz dokładne.

3. Organizator zastrzega sobie możliwość odmowy uczestnictwa w konferencji:

    a. w przypadku gdy podane dane uniemożliwiają rejestrację Uczestnika;

    b. w przypadku gdy zajmowane stanowisko Uczestnika lub reprezentowana przez niego firma nie spełniają założeń określonej grupy docelowej wybranej konferencji;

    c. w przypadku osiągnięcia limitu dostępnych miejsc.

4. W ramach Rejestracji poprzez Formularz zgłoszeniowy dostępny na dedykowanej stronie www wybranej konferencji istnieje możliwość zgłoszenia maksymalnie trzech osób z jednej firmy. W przypadku chęci zgłoszenia większej liczby Uczestników należy skontaktować się bezpośrednio z Organizatorem.

5. Po pozytywnej weryfikacji zgłoszenia przez Organizatora, Organizator przesyła na podany w Formularzu zgłoszeniowym adres e-mail Osoby Zgłaszającej wiadomość o potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia. Jednocześnie na adres/y e-mail Uczestnika/ów zostaje wysłana wiadomość z prośbą o potwierdzenie chęci udziału w konferencji, akceptację Regulaminu, jak również wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych przez firmę Axon Media Group s.c. w celu realizacji wydarzenia.

6. Organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia rejestracji w przypadku wykorzystania wszystkich dostępnych miejsc przeznaczonych dla Uczestników wybranej konferencji.

§ 3

UCZESTNICTWO W KONFERENCJI

1. Udział w konferencji jest bezpłatny dla osób zaakceptowanych przez Organizatora, spełniających wymagania określonej grupy docelowej.

2. Warunkiem udziału w konferencji jest spełnienie łącznie poniższych postanowień:

    a. skuteczne dokonanie zgłoszenia czyli wypełnienie Formularza zgłoszeniowego, dostępnego na stronie internetowej konferencji;

    b. otrzymanie drogą mailową potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia przez Organizatora i kliknięcie w link aktywacyjny będący potwierdzeniem chęci udziału w konferencji;

3. Koszt dojazdu do miejsca konferencji, ewentualne koszty noclegu oraz parkingu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

4. Liczba osób uczestniczących w konferencji jest ograniczona.

5. W dniu rozpoczęcia konferencji Organizator może prosić Uczestnika o okazanie dowodu tożsamości celem weryfikacji Uczestnika.

6. W ramach wybranej konferencji Organizator zapewnia:

    a. możliwość uczestnictwa we wszystkich prelekcjach;

    b. dostęp do części wystawienniczej;

    c. możliwość uczestnictwa w warsztatach technicznych w ramach dostępności wolnych miejsc oraz pod warunkiem wcześniejszego zaznaczenia odpowiednej opcji w    Formularzu zgłoszeniowym;

    d. imienny certyfikat poświadczający udział w konferencji (wersja drukowana gwarantowana w przypadku zapisu na minimum 4 dni robocze przed konferencją).

§ 4

WARUNKI REZYGNACJI Z UDZIAŁU W KONFERENCJI I ZASTĘPSTWA

1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w konferencji powinna być dokonana w formie dokumentowej na adres rejestracja@axonmedia.pl nie później niż 3 dni robocze do dnia rozpoczęcia konferencji.

2. Nieodwołanie i nie wzięcie udziału w konferencji skutkuje obciążeniem Osoby Zgłaszającej karą umowną w wysokości 200 PLN netto za Uczestnika.

3. Organizator zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego.

4. Osoba Zgłaszająca lub Uczestnik mają prawo delegować w zastępstwie inną osobę, niż zgłoszona. Zgłoszenie zastępstwa należy dokonać w formie dokumentowej na adres: rejestracja@axonmedia.pl. Wskazany zastępca musi spełniać założenia dotyczące grupy docelowej danej konferencji oraz musi zostać zaakceptowany przez Organizatora. Zmiana Uczestnika następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora. Uczestnik otrzymuje od Organizatora link do strony ze swoimi danymi osobowymi w celu akceptacji regulaminu oraz wyrażenia zgód na przetwarzanie danych osobowych i komunikacji marketingowej.

§ 5

ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZATORA

1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej konferencji.

2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w programie konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się konferencja, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.

3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca oraz terminu konferencji, jak również jej odwołania.

4. W przypadku odwołania konferencji lub zmiany miejsca/terminu konferencji Organizator zobowiązuje się do powiadomienia o tym fakcie Uczestników środkami komunikacji elektronicznej (powiadomienie zostanie wysłane na adresy e-mail podane w Formularzu zgłoszeniowym).

5. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Uczestnika z uczestnictwa w konferencji, który uporczywie zakłóca prawidłowy jej przebieg, w szczególności znajduje się pod wpływem alkoholu lub podobnie działających środków.

6. Organizator ponosi odpowiedzialności wyłącznie za zawinione działania. Wyłączona jest odpowiedzialność za utracone korzyści.

7. Organizator nie ubezpiecza Uczestników konferencji na czas jej trwania i nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności.

§ 6

ODPOWIEDZIALNOŚĆ UCZESTNIKA

1. Uczestnik zobowiązuje się zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno-technicznych Organizatora i jego przedstawicieli.

2. Zabronione jest filmowanie, wykonywanie zdjęć i nagrywanie jakiejkolwiek części konferencji bez zgody Organizatora.

3. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, w którym odbywa się konferencja.

§ 7

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

1. Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, s. 1) dalej zwanym „RODO”, Organizator konferencji, firma Axon Media Group Sp. z o.o. Sp.k. informuje, że:

   a. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Axon Media Group Sp. z o.o. Sp.k. z siedzibą w Warszawie (03-683) przy ul. Skarbka z Gór 41/20, tel.: 533 344 700, adres e-mail: biuro@axonmedia.pl

   b. Celem zbierania danych osobowych jest prawidłowa rejestracja i przekazanie niezbędnych informacji organizacyjnych dot. wybranej konferencji. Dane będą przetwarzane przez Organizatora celem wykonania umowy, jaką zawierają Uczestnicy z Organizatorem wypełniając formularz zgłoszeniowy.

   c. Uczestnicy konferencji którzy biorą w niej udział wyrażają zgodę na przetwarzanie przez Organizatora następujących danych osobowych należących do kategorii danych zwykłych: imię i nazwisko, adres e-mail, nr. telefonu, stanowisko a w przypadku wysyłania nagród także adres do korespondencji.

   d. Uczestnicy mają prawo dostępu do swoich danych, prawo ich sprostowania, uzupełniania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych.

   e. W związku z przetwarzaniem danych osobowych Uczestnikom przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

   f. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zarejestrowania zgłoszenia i udziału w wydarzeniu. W dowolnym momencie Uczestnicy mogą wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, kierując w tej sprawie wniosek na adres biuro@axonmedia.pl lub pocztą tradycyjną na adres ul. Tużycka 8/6, 03-683 Warszawa.

   g. Dane Uczestników nie będą przekazywane do państwa trzeciego (poza Unię Europejską) lub organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO.

   h. Dane osobowe Uczestników nie podlegają zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.

   i. Dane osobowe Uczestników będą przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust 1 lit.a/ RODO jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonywania zadań związanych z przeprowadzeniem Konferencji.

2. Podczas konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i video. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku każdego z Uczestników zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994r. /t.j Dz.U. 2016.poz.666 z późn. zmianami w materiałach informacyjnych, marketingowych i promocyjnych. W przypadku braku zgody na wykorzystywanie wizerunku Uczestnika w materiałach informacyjnych i promocyjnych, Uczestnik zobowiązany jest do poinformowania środkami komunikacji elektronicznej na adres biuro@axonmedia.pl braku zgody na utrwalanie wizerunku najpóźniej na dzień przed planowaną datą konferencji.

§ 8

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie.

2. Wszelkie spory dotyczące organizacji konferencji będą rozstrzygane polubownie, a w przypadku braku możliwości dojścia do porozumienia będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2024 r.